Twee zien meer dan één
Het was al ruim na werktijd toen de telefoon ging. Aan de andere kant van de lijn: een financieel medewerker, in tranen en volledig in paniek. “Ik heb een grote fout gemaakt,” klonk het. “Ik heb geprobeerd het op te lossen, maar het is te laat.”
Een dure vergissing.
Wat bleek? De medewerker had een betaling in buitenlandse valuta willen doen, maar was vergeten de valuta aan te passen. In plaats van 50.000 Tsjechische kronen (CZK), werd er 50.000 euro overgemaakt. De bank kon niets doen: de betaling was immers correct uitgevoerd op basis van de ingevoerde opdracht.
Gelukkig was de ontvanger bekend en bereidwillig: diezelfde avond nog werd telefonisch contact gelegd. Een dag later belde de ontvanger zijn bank in Tsjechië met het verzoek de betaling te weigeren. Helaas bleek dat niet meer mogelijk. De enige optie was het bedrag terug te storten. Door koersverschillen leverde dit een kostenpost op van bijna € 5.000. Dankzij de snelle actie bleef de schade beperkt, maar het incident liet diepe indruk achter.
Toen ik later met de eigenaar sprak, vroeg ik of de organisatie werkte met het vier-ogenprincipe. Het antwoord: “We kennen het principe wel, maar we hebben maar één financieel medewerker. En die is 100% te vertrouwen. Controle voelt dan als wantrouwen. Bovendien: wie zou dat moeten doen?”
Deze reactie is tekenend voor veel kleinere organisaties. Vertrouwen in medewerkers is essentieel – en terecht. Maar vertrouwen alléén is geen strategie om risico’s te beheersen. Want waar mensen werken, worden fouten gemaakt. En soms hebben die fouten een prijs.
Ik adviseerde de eigenaar om tóch een controlemechanisme in te bouwen, bijvoorbeeld door zelf de betalingen even na te kijken of iemand anders hiervoor aan te wijzen. Niet uit wantrouwen, maar als een manier om risico’s te verkleinen én de verantwoordelijkheid te delen.
In het gesprek met de medewerker is dit ook besproken. De waardering voor diens inzet en betrokkenheid is uitgesproken, en tegelijkertijd is uitgelegd dat het vier-ogenprincipe bedoeld is om de kans op fouten te verlagen. Bovendien kan het juist rust geven aan medewerkers die een groot verantwoordelijkheidsgevoel dragen.
Dit incident speelde zich jaren geleden af, maar is mij altijd bijgebleven. Het onderstreept hoe belangrijk het vier-ogenprincipe is – niet alleen bij financiële transacties, maar ook bij inkoopbesluiten of het ondertekenen van belangrijke documenten.
Want één persoon kan iets over het hoofd zien. Twee ogen zien altijd meer dan één.
