Ontwarren en puzzelen
Het ene probleem is nog niet opgelost of het volgende dient zich alweer aan. Voor veel organisaties voelt het alsof ze voortdurend brandjes aan het blussen zijn. De druk neemt toe, emoties lopen hoog op en afdelingen lijken elkaar steeds minder te begrijpen of te horen.
Het doet me denken aan een kluwen wol waarin geen begin en geen eind meer te vinden is. In die situatie hoor ik leidinggevenden soms hardop nadenken over het laten gaan van medewerker die blijven “zeuren”. Alsof het mogelijk is om simpelweg de knopen uit de wol te knippen en daarna probleemloos verder te gaan met losse draden. In de praktijk werkt dat zelden zo. Medewerkers zijn geen vervangbare onderdelen die je eenvoudig uitwisselt.
In het eerste gesprek met de algemeen directeur luister ik naar zijn verhaal. Volgens hem loopt niets zoals het zou moeten. Taken blijven liggen, afspraken worden niet nagekomen en medewerkers doen niet waarvoor zij zijn aangenomen. Ik stel vragen. Veel vragen. Soms tot het punt waarop het zelfs wat irritant kan worden. Niet om te confronteren, maar om helder te krijgen wat er werkelijk speelt.
Daarna stel ik voor om ook met medewerkers in gesprek te gaan en de organisatie te observeren. Juist in een gespannen situatie blijkt dat medewerkers vaak makkelijker praten met een buitenstaander dan met de directeur of collega’s van andere afdelingen.
Alleen zo wordt het mogelijk om het onderliggende probleem bloot te leggen. Wat nu vooral nodig is, is geduld. Nog even doorgaan met het blussen van de dagelijkse brandjes, terwijl ondertussen de kluwen wol zorgvuldig wordt ontward.
Wat volgt zijn twee weken van gesprekken en observaties. Langzaam ontstaat er overzicht. Patronen worden zichtbaar en verbanden duidelijk. Op basis hiervan kan een heldere probleemanalyse worden opgesteld, met een concreet en realistisch plan van aanpak.
Samen met de directeur wordt vervolgens gewerkt aan het verbeteren van de samenwerking en processen tussen afdelingen. Maar niet voordat er een duidelijk kader is vastgesteld. Zonder voorbeeld of richting leggen medewerkers hun eigen puzzels, ieder vanuit zijn eigen perspectief. Dat leidt tot verschillende uitkomsten die niet altijd op elkaar aansluiten.
Door samen de puzzelstukjes opnieuw te ontwerpen en deze in de praktijk te testen, wordt duidelijk wat wel en niet werkt. Een proces van proberen, bijstellen en leren. Door de juiste onderdelen te implementeren, gaan processen weer efficiënter verlopen, verbetert de sfeer binnen de organisatie en ontstaat er ruimte om te sturen op de zachte kant van het leiderschap: aandacht voor ontwikkeling, betrokkenheid en samenwerking.
Het traject kostte de organisatie uiteindelijk zes maanden. Maar de kluwen wol is ontward en de puzzels zijn gelegd. Niet door snelle ingrepen, maar doordat de hele organisatie werd betrokken en er weer naar elkaar werd geluisterd.
